Materi Teknik Industri

Sejarah Teknik Industri di Indonesia di awali dari kampus Institut Teknologi Bandung. Sejarah pendirian pendidikan Teknik Industri di ITB tidak terlepas dari kondisi praktek sarjana mesin pada tahun lima-puluhan. Pada waktu itu, profesi sarjana Teknik mesin merupakan kelanjutan dari profesi pada jaman Belanda, yaitu terbatas pada pekerjaan pengoperasian dan perawatan mesin atau fasilitas produksi. Barang-barang modal itu sepenuhnya diimpor, karena di Indonesia belum terdapat pabrik mesin.

Pengertian Teknik Industri berdasarkan IIE (Institute Of Industrial And System Engineering) adalah sebagai berikut :

“Industrial Engineering is concerned with the design, improvement, and installation of integrated system of people, materials, information, equipment, and energy. It draws upon specialized knowledge and skill in the mathematical, physical, and social sciences together with the principles and methods of engineering analysis and design to specify, predict, and evaluate the result to be obtained from such system.”
Teknik Industri adalah suatu teknik yang mencakup bidang desain, perbaikan, dan pemasangan dari sistem integral yang terdiri dari manusia, bahan-bahan, informasi, peralatan dan energi. Hal ini digambarkan sebagai pengetahuan dan keterampilan yang spesifik pada metematika, fisika, dan ilmu-ilmu sosial bersama dengan prinsip dan metode dari analisis keteknikan dan desain untuk mengkhususkan, memprediksi, dan mengevaluasi hasil yang akan dicapai dari suatu sistem.

Secara Umum Teknik industri adalah cabang dari ilmu teknik yang berkenaan dengan pengembangan, perbaikan, implementasi, dan evaluasi sistem integral dari manusia, pengetahuan, peralatan, energi, materi, dan proses.

Teknik Industri berkenaan dengan proses untuk memperbaiki performansi keseluruhan dari sistem yang dapat diukur dari ukuran-ukuran ekonomi, pencapaian kualitas, dampak terhadap lingkungan, dan bagaimana semua hal tersebut dapat memberikan manfaat pada kehidupan manusia
Teknik Industri juga dapat diartikan sebagai suatu teknik manajemen sistem, yaitu suatu teknik yang mengatur sistem tersebut secara keseluruhan dengan mempertimbangkan aspek-aspek yang terkait. Aspek-aspek tersebut antara lain manusia sebagai aspek terpenting, mesin dan material. Teknik Industri mengatur agar sistem tersebut berjalan dengan cara yang paling produktif, efektif dan efisien.
1. PROFESI TEKNIK INDUSTRI
Seorang sarjana teknik industri menjadikan industri sebagai titik awal dan pusat pengembangan karirnya. sarjana teknik industri terlibat dalam pengorganisasian, desain tempat kerja dan laju aliran materi dalam proses produksi di pabrik. Lapangan kerja bagi sarjana teknik industri di zaman sekarang meluas, tidak hanya di manufaktur tetapi juga di bidang non-manufaktur seperti rumah sakit, toko retail, perbankan, dan lain-lain.
Dalam buku sumber, profesi teknik industri memiliki kompetensi-kompetensi berikut:
2. Work Design and Measurement
Teknik mengukur performa kerja supaya standar waktu kerja dapat ditentukan. Dengan begitu, jadwal kerja harian dapat dirancang dari jadwal produksi total (jangka panjang). Di bidang ini juga digunakan Predetermined Time Systems.
3. Plant Location and layout
Kemampuan tata letak dan lokasi pabrik, meliputi mengumpulkan, melakukan kompilasi, dan mengevaluasi data yang diperlukan untuk membuat keputusan lokasi terbaik untuk pabrik.
3 Engineering Economy
Kemampuan mengimplementasikan sisi ekonomi dalam engineering. Sesuai yang diajarkan oleh Henry Towne.
4. Production Planning and Inventory Control
Kemampuan mengeset level keseluruhan output manufaktur untuk mendapatkan rating produksi yang bisa meraih target perusahaan dan menjaga production force tetap stabil.
5. Statistical Quality Control
Kemampuan mendata output kerja secara statistik.
6. Linear Programming
Kemampuan menyederhanakan langkah kerja dan juga menyusun sistem kerja yang linear sehingga mempermudah produksi.
7. Operations Research
Kemampuan untuk survei dan riset mengenai sistem operasi yang baik dan efisien.
Dengan keahliannya, profesi-profesi yang tersedia bagi seorang sarjana teknik industri di antaranya:
A. Konsultan
Seorang sarjana teknik industri dapat mengevaluasi sitem kerja sebuah perusahaan dan mendesain sebuah solusi sistem yang lebih baik, untuk meningkatkan produktifitas perusahaan. 1. fungsi utama dari seorang Konsultan, yaitu:
· Mengembangkan dan mengoptimalisasikan potensi-potensi yang ada dalam suatu perusahaan atau industri.
· Memberikan saran-saran, menerapkan pengalaman-pengalamannya dalam suatu perusahaan.
· Menganalisa permasalahan yang ada dalam suatu perusahaan.
· Sebagai katalisator, dengan mengembangkan sistem manajerial.
· Mengadakan pelatihan dan pembelajaran.
· Menginovasikan, memadukan, dan menerjemahkan teknologi, program, dan pemecahan masalah.
B. Supervisor
Bidang ini mengawasi jalannya sistem produksi di pabrik. Supervisor membutuhkan pengetahuan tentang ergonomi kerja, statistik dan ilmu teknik industri lainnya.
C. Manajer
Sejak ditemukannya “scientific management” oleh Taylor dan “administrative and behaviour management”, sarjana teknik industri memiliki kompetensi untuk mengatur dan mengoptimasi kerja organisasi.

. PROFIL LULUSAN TEKNIK INDUSTRI
Profil dan Kompetensi Sarjana Teknik Industri :
· Mampu mengidentifikasi, menformulasikan, dan memecahkan masalah-masalah sistem integral menggunakan alat-alat pokok analitikal, komputasional, dan/atau eksperimantal.
· Mempunyai wawasan luas sehingga dapat memahami dampak penerapan keilmuan Teknik Industri terhadap konteks global/sosial.
· Mampu berkomunikasi secara efektif
· Mampu bekerja sama dalam kelompok yang bersifat multi disiplin, baik dalam peran sebagai pemimpin maupun anggota kelompok.
· Mampu menerapkan teknik dan alat analisis baru yang diperlukan dalam menjalankan praktik profesi ke-teknik-industrian-nya.
· Memahami dan menyadari tanggung jawab profesi dan etika.

. BASIC KNOWLEDGE AND TOOLS
Basic Knowledge : Tool :
> Mathematics > Industrial Engineering Method
> Physical Phenomena > Systemic and Integrated
> Engineering Sciences Process :
> Social Sciences > Design
. KELOMPOK KEAHLIAN
1. Rekayasa Sistem Manufaktur
· Perancangan (Design): mampu merancang sistem manufaktur dimulai dari penjabaran kebutuhan pasar menjadi parameter design dan rancangan produk serta sistem manufakturnya.
· Perekayasaan (Engineering) : memahami rekayasa transformasi produksi khususnya yang terkait dengan interajsi man, machine dan material.
· Fabrikasi (Manufacturing) : mampu menangani proses pembuatan produk serta menguasai metode pengoperasian pabrik dan fungsi manajemen yang terkait serta perbaikannya (improvement).
· Wawasan usaha (Business Insight) : mampu mengidentifikasikan kebutuhan pasar serta peluang usaha dan memperkirakan kelayaka usahanya.
2. Rekayasa Manajemen Industri
· Perancangan (Design) : mampu merancang sistem manajemen yang sesuai dengan karakteristik sistem manufakturnya.
· Pengoperasian (Operation): memahami dan mampu menangani proses manajemen (Planning, Organizing, Actuating, Controlling), mampu untuk memimpin, memotivasi serta bekerja sama dengan berbagai unsur yang terkait (Leadership).
· Perbaikan (Improvement) : mampu mengenali masalah dan melakukan perbaikan
· Wawasan Usaha (Business Insight) : mampu mengidentifikasikan kebutuhan pasar serta peluang usaha dan memperkirakan kelayakan usahanya serta merealisasikannya.

Pada dasarnya, ilmu Teknik Industri dapat dibagi ke dalam tiga bidang keahlian, yaitu Sistem Manufaktur, Manajemen Industri, dan Sistem Industri dan Tekno Ekonomi.

* Sistem Manufaktur

Sistem Manufaktur adalah sebuah sistem yang memanfaatkan pendekatan teknik industri untuk peningkatan kualitas, produktivitas, dan efisiensi sistem integral yang terdiri dari manusia, mesin, material, energi, dan informasi melalui proses perancangan, perencanaan, pengoperasian, pengendalian, pemeliharaan, dan perbaikan dengan menjaga keselarasan aspek manusia dan lingkungan kerjanya. Jenis bidang keilmuan yang dipelajari dalam Sistem Manufaktur ini antara lain adalah Sistem Produksi, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Pemodelan Sistem, Perancangan Tata Letak Pabrik, dan Ergonomi.

* Manajemen Industri

Bidang keahlian Manajemen Industri adalah bidang keahlian yang memanfaatkan pendekatan teknik industri untuk penciptaan dan peningkatan nilai sistem usaha melalui fungsi dan proses manajemen dengan bertumpu pada keunggulan sumber daya insani dalam menghadapi lingkungan usaha yang dinamis. Jenis bidang keilmuan yang dipelajari dalam Manajemen Industri antara lain adalah Manajemen Keuangan, Manajemen Kualitas, Manajemen Inovasi, Manajemen Sumber Daya Manusia, Manajemen Pemasaran, Manajemen Keputusan dan Ekonomi Teknik.

* Sistem Industri dan Tekno Ekonomi

Bidang keahlian Sistem Industri dan Tekno-Ekonomi adalah bidang keahlian yang memanfaatkan pendekatan teknik industri untuk peningkatan daya saing sistem integral yang terdiri atas tenaga kerja, bahan baku, energi, informasi, teknologi, dan infrastruktur yang berinteraksi dengan komunitas bisnis, masyarakat, dan pemerintah. Bidang keilmuan yang dipelajari di dalam Sistem Industri dan Tekno Ekonomi antara lain adalah Statistika Industri, Sistem Logistik, Logika Pemrograman, Operational Research, dan Sistem Basis Data.

Materi Kepemimpinan

KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan atau leadership adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerjasama sesuai dengan rencana demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian kepemimpinan memegang peranan yang sangat penting dalam manajemen, bahkan dapat dinyatakan, kepemimpinan adalah inti darimanagemen.

Di dalam kenyataan, tidak semua orang yang menduduki jabatan pemimpin memiliki kemampuan untuk memimpin atau memiliki ‘kepemimpinan’, sebaliknya banyak orang yang memiliki bakat kepemimpinan tetapi tidak pernah mendapat kesempatan untuk menjadi pemimpin dalam arti yang sebenarnya. Sedang pengertian ‘kepala’ menunjukan segi formal dari jabatan pemimpin saja, maksudnya secara yuridis-formal setiap orang dapat saja diangkat mengepalai sesuatu usaha atau bagian (berdasarkan surat keputusan atau surat pengangkatan), walaupun belum tentu orang yang bersangkutan mampu menggerakan mempengaruhi dan membimbing bawahannya serta (memimpin) memiliki kemampuan melaksanakan tugas-tugas untuk mencapai tujuan.

1. Jenis-jenis kepemimpinan

Sepanjang perjalanan sejarah manusia, selalu ditemui adanya pemimpin-pemimpin dalam berbagai bidang kegiatan yang pada dasarnya dapat digolongkan menjadi 4 jenis kepemimpinan:

Kepemimpinan di bidang rohaniah
Kepemimpinan di bidang politik
Kepemimpinan di bidang militer, dan
Kepemimpinan di bidang managerial

Adapun yang menjadi pokok dalam pembahasan masalah ini adalah jenis kepemimpinan yang terakhir atau kepemimpinan di bidang manajerial khususnya dalam kepemimpinan yang berada dalam ruang lingkup bidang seni pertunjukan.

Kepemimpinan Managerial adalah kepemimpinan yang kegiatannya dilakukan berdasarkan efisiensi atau berdasarkan perhitungan real antara usaha yang dijalankan dengan hasil yang diharapkan. Cara-cara untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut adalah dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen seperti yang diuraikan sebelumnya.

2. Teori-teori Kepemimpinan

Ada 2 macam pendapat atau konsepsi tentang timbulnya kemampuan seseorang untuk menggerakan orang-orang lain dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan.

- Teori Genetik (pembawaan sejak lahir)

Di masa lalu banyak orang percaya bahwa seseorang dapat menjadi pemimpin karena darah atau keturunan. Teori ini biasanya hidup di kalangan bangsawan. Lihat misalnya dalam ceritera pewayangan: Mahabarata, Ramayana, Panji, dan sejarah kerajaan – kerajaan hindu dan islam di Indonesia.

Dalam hal ini hanyalah keturunan raja saja yang dapat menggantikan kedudukan ayah atau orang tuanya untuk memerintah sebagai seorang pimpinan. Sebaliknya jika orang tuanya bukan atau tidak pernah menjadi pemimpin, anak-anaknya dipandang tidak akan mampu menjadi pemimpin.
Dalam alam demokrasi sekarang ini, teori ini banyak ditentang.

- Teori Sosial

Teori sosial mengatakan bahwa kepemimpinan bukannya diperoleh berdasarkan keturunan, tetapi karena pengaruh situasi dan kondisi masyarakat. Dengan perkataan lain teori ini menyatakan bahwa semua orang dapat saja menjadi pemimpin asal memiliki bakat-bakat yang cukup dapat dikembangkan melalui pendidikan, pengalaman, dan latihan tergantung pula akan ada tidaknya kesempatan serta iklim yang memungkinkannya menjadi pemimpin.

Teori sosial ini sekarang lebih banyak dipakai karena lebih sesuai dengan alam demokrasi dan tuntutan hak-hak asasi manusia.

3. Jalan Menjadi Pemimpin

Ada beberapa jalan bagi seseorang untuk menjadi pemimpin, diantaranya adalah:

- Dengan jalan membentuk diri sendiri

Orang-orang yang memiliki kemampuan mencipta atau orang-orang yang kreatif dan memiliki prakarsa (inisiatif) yang tinggi dapat memupuk dan mengembangkan kemampuannya sehingga akhirnya akan dapat menciptakan suatu usaha yang dipimpinnya sendiri secara baik.

- Melalui pemilihan orang banyak

Biasanya hal ini terjadi di dalam organisasi-organisasi politik, serikat sekerja, organisasi kesenian, olahraga, dan sebagainya. Lazimnya pemimpin yang dipilih orang banyak ini bertugas dalam jangka waktu yang terbatas: dua tahun, tiga tahun, dan seterusnya.

- Melalui penunjukan

Pada kantor-kantor pemerintah dan banyak kantor swasta, seseorang dapat menjadi pemimpin karena ditunjuk oleh orang lain yang lebih tinggi kedudukannya dalam instansi yang bersangkutan.

- Melalui kombinasi pemilihan dan penunjukan

Dalam hal ini ada dua macam cara yang dapat ditempuh:

1. Dari atasan ditunjuk beberapa calon pemimpin, dan kemudian para anggota memilih salah seorang dari calon-calon tersebut.

2. Para anggota memilih beberapa calon pemimpin, dan kemudian atasan memilih salah satu diantaranya.

4. Tipe dan Aspek Kepemimpinan

Tipe-tipe kepemimpinan :

Berdasarkan sikap-sikap pemimpin dan dari cara mereka menjalankan kepemimpinan, dikenal adanya beberapa tipe kepemimpinan:

-Kepemimpinan Pribadi

Tipe kepemimpinan di mana pemimpin secara langsung mengadakan kontak dengan bawahan. Sehingga hasil kerja langsung diketahui oleh pimpinan tingkat atas yang juga menginginkan mengetahui segala hal sampai detail. Dalam hal ini mudah timbul kepemimpinan yang sentralistis yang kurang memperhatikan hirarki atau pendelegasian wewenang dan tanggung jawab. Akibatnya jika ada pekerjaan yang gagal, banyak pihak tidak mau ikut bertanggung jawab.

-Kepemimpinan Non-Pribadi

Tipe kepemimpinan di mana pimpinan tidak mengadakan kontak langsung dengan bawahan, melainkan melalui saluran jenjang hirarki yang sudah ada. Dengan demikian masing-masing bagian lebih merasa bertanggung jawab. Kelemahannya ada kemungkinan pekerjaan dan keputusan berjalan lambat, karena segala sesuatu harus diputuskan melalui tingkatan-tingkatan hirarki yang panjang.

Kepemimpinan Otoriter

Tipe kepemimpinan di mana pemimpin menganggap bahwa kepemimpinan adalah hak pribadinya sehingga ia tidak perlu berkonsultasi dengan orang lain dan tidak boleh ada orang lain yang turut campur. Kepemimpinan semacam ini sering dianggap berbahaya dan banyak mengandung resiko.

-Kepemimpinan Demokratis

Tipe kepemimpinan di mana pemimpin selalu bersedia menerima dan menghargai saran-saran, pendapat, dan nasehat dari staf dan bawahan, melalui forum musyawarah untuk mencapai kata sepakat

-Kepemimpinan Kebapakan

Tipe kepemimpinan di mana pemimpin bertindak sebagai ayah kepada anak-anaknya: mendidik, mengasuh, mengajar, membimbing, dan menasehati. Pada dasarnya kepemimpinan semacam ini baik, tetapi kelemahannya tidak memberikan kesempatan kepada bawahan untuk tumbuh menjadi dewasa dan lebih bertanggung jawab.

-Kepemimpinan Karismatis

Tipe kepemimpinan di mana pemimpin memiliki daya tarik yang amat kuat. Seolah-olah dalam diri pemimpin tersebut terdapat kekuatan yang luar biasa, sehingga dalam waktu singkat dapat menggerakkan banyak pengikut. Termasuk pemimpin semacam ini misalnya: Gandhi, dan J.F.Kennedy. Kepemimpinan tipe ini adalah baik selama pemimpin berpegang teguh kepada moral yang tinggi dan hukum-hukum yang berlaku.

Aspek-aspek kepemimpinan

Pada umumnya dikenal 2 aspek kepemimpinan, yaitu aspek internal dan aspek eksternal yang sekaligus harus dimiliki oleh seorang pemimpin.

- Aspek internal, adalah pandangan seorang pemimpin ke arah masalah masalah ketata-lembagaan yang meliputi: keadaan, gerak tuntutan, dan tujuan organisasi yang dipimpinnya.

Dalam aspek ini harus diperhatikan bahwa :

1. Pandangan pemimpin terhadap organisasi harus menyeluruh.

2. Pengambilan keputusan harus dilakukan dengan cepat, tepat, dan tegas.

3. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan dilaksanakan dengan baik.

4. Hubungan dengan bawahan harus terbina baik sehingga mudah mendapatkan dukungan dan menggerakan mereka.

- Aspek eksternal atau aspek politik, adalah pandangan seorang pemimpin yang diarahkan ke luar organisasi untuk melihat perkembangan situasi masyarakat

5. Sifat-sifat atau syarat-syarat kepemimpinan

Karena seorang pemimpin bertugas menggerakan orang-orang yang dipimpinnya, maka sudah barang tentu ia harus memiliki sifat-sifat yang lebih dari orang-orang yang dipimpinnya. Banyaknya sifat-sifat ideal yang dituntut bagi seorang pemimpin berbeda-beda menurut bidang kegiatan, jenis atau tipe kepemimpinan, tingkatan dan bahkan juga latar belakang budaya dan kebangsaan. Untuk memperoleh perbandingan yang luas berikut ini akan diuraikan sifat-sifat atau syarat-syarat kepemimpinan yang diajukan oleh beberapa ahli, pemuka masyarakat, dan bahkan berdasarkan tradisi masyarakat tertentu. Menurut Dr. Roeslan Abdulgani seorang pemimpin harus memiliki kelebihan dalam 3 hal dari orang-orang yang dipimpinnya :

-Kelebihan dalam bidang ratio.

Artinya seseorang pemimpin harus memiliki pengetahuan tentang tujuan dan asas organisasi yang dipimpinnya. Memiliki pengetahuan tentang cara-cara untuk menjalankan organisasi secara efisien. Dan dapat memberikan keyakinan kepada orang-orang yang dipimpin ke arah berhasilnya tujuan.

-Kelebihan dalam bidang rohaniah.

Artinya seorang pemimpin harus memiliki sifat-sifat yang memancarkan keluhuran budi, ketinggian moral, dan kesederhanaan watak.

-Kelebihan dalam bidang lahiriah/jasmaniah.

Artinya dengan kelebihan ketahanan jasmaniah ini seorang pemimpin akan mampu memberikan contoh semangat dan prestasi kerja sehari – hari yang baik terutama ditujukan kepada orang – orang yang dipimpinnya.

Terry menyebutkan adanya 3 buah syarat yang harus dipenuhi oleh seorang pemimpin yang baik, yaitu memiliki:

-Kekuatan atau energi

Seorang pemimpin harus memiliki kekuatan lahiriah dan rokhaniah sehingga mampu bekerja keras dan banyak berfikir untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapi.

-Penguasaan emosional

Seorang pemimpin harus dapat menguasai perasaannya dan tidak mudah marah dan putus asa.

-Pengetahuan mengenai hubungan kemanusiaan

Seorang pemimpin harus dapat mengadakan hubungan yang manusiawi dengan bawahannya dan orang-orang lain, sehingga mudah mendapatkan bantuan dalam setiap kesulitan yang dihadapinya. Adapun beberapa kecakapan/kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin antara lain :

1. Motivasi dan dorongan pribadi, yang akan mampu menimbulkan semangat, gairah, dan ketekunan dalam bekerja.

2. Kecakapan berkomunikasi: kemampuan menyampaikan ide, pendapat serta keinginan dengan baik kepada orang lain, serta dapat dengan mudah mengambil intisari pembicaraan.

3. Kecakapan mengajar pemimpin yang baik adalah guru yang mampu mengajar dan memberikan teladan dan petunjuk-petunjuk, menerangkan yang belum dengan gambaran jelas serta memperbaiki yang salah.

4. Kecakapan bergaul: dapat mengetahui sifat dan watak orang lain melalui pergaulan agar dengan mudah dapat memperoleh kesetiaan dan kepercayaan. Sebaiknya bawahan juga bersedia bekerja dengan senang hati dan sukarela untuk mencapai tujuan.

5. Kemampuan teknis kepemimpinan: mengetahui dengan jelas azas dan tujuan dari organisasi tersebut. Mampu merencanakan, mengorganisasi, mendelegasikan wewenang, mengambil keputusan, mengawasi, dan lain-lain untuk tercapainya tujuan. Seorang pemimpin harus menguasai baik kemampuan managerial maupun kemampuan teknis dalam bidang usaha yang dipimpinnya.

Dalam amanatnya mengenai masalah kepemimpinan berdasarkan falsafah Panca Sila, Jenderal Soeharto menyimpulkan beberapa sifat yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin,

1. Ketuhanan Yang Maha Esa, yaitu kesadaran beragama dan beriman teguh

2. Hing ngarsa sung tulada, yaitu memberi suri-tauladan yang baik di hadapan anak buah.

3. Hing madya mangun karsa, yaitu bergiat dan menggugah semangat di tengah-tengah masyarakat (anak buah).

4. Tut Wuri handayani, yaitu memberi pengaruh baik dan mendorong dari belakang kepada anak buah.

5. Waspada purba wisesa, yaitu mengawasi dan berani mengoreksi anak buah.

6. Ambeg parama arta, yaitu memilih dengan tepat mana yang harus didahulukan.

7. Prasaja, yaitu bertingkah laku yang sederhana dan tidak berlebih-lebihan

8. Satya, yaitu sikap loyal timbal balik dari atasan terhadap bawahan, dari bawahan terhadap atasan dan juga ke samping.

9. Hemat, yaitu kesadaran dan kemampuan membatasi penggunaan dan pengeluaran segala sesuatu untuk keperluan yang benar-benar penting.

10. Sifat terbuka, yaitu kemauan, kerelaan, keikhlasan, dan keberanian untuk mempertanggung jawabkan tindakan-tindakannya.

11. Penerusan, yaitu kemauan, kerelaan, dan keikhlasan untuk pada saatnya menyerahkan tugas dan tanggung jawab serta kedudukan kepada generasi muda guna meneruskan roda kepemimpinannya.

Materi Keorganisasian

KONSEP DASAR PERILAKU KEORGANISASIAN

Pengertian
Organisasi adalah wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama, kemudian mengorganisasikan diri dengan bekerja bersama-sama dan merealisasikan tujuanya.
Organisasi adalah wadah yang memungkinkan masayarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya belum dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. (James L. Gibson, 1986).

Manajemen organisasi adalah strategi pengelolaan lembaga untuk mencapai tujuan
organisasi yang efektif dan efesien.
Perilaku berorganisasi meliputi 3 ranah utama komponen yaitu :

Kognitif
Afektif
Psikomotor

Komponen Organisasi
Komponen penting organisasi meliputi :
•Tujuan
Merupakan sesuatu yang akan di capai dalam rentang waktu tertentu, Tujuan berdasarkan rentang dan cakupanya dapat di bagi dala beberapa karakteristik antara lain :

Tujuan Jangka panjang
Tujuan Jangka menengah dan
Tujuan Jangka pendek

•Struktur
Struktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami oleh semua komponen dalam rangka menciptakan system kerja yang efektif dan efesien.

•Sistem
Terbagi dalam komponen penyusun yang saling berikatan yaitu :

Input
Proses
Output
Feedback

Organisasi Profesi
Asosiasi profesi, mengingat kembali kalimat William Smith, sebenarnya tak lain dari bentuk formal pertemanan antara orang-orang seprofesi. Karena bentuknya yang formal, maka asosiasi profesi biasanya mempunyai aturan-aturan, kode etik, syarat keanggotaan, bahkan yang lebih serius lagi mempunyai dewan kehormatan atau dewan pertimbangan yang bertugas untuk menegakkan disiplin organisasi.

Apa keuntungan kita untuk bergabung dalam satu asosiasi profesi? Jelas bahwa keuntungannya besar, terutama kalau anda adalah seorang pemula. Manfaat yang paling minimal adalah bahwa anda secara formal diakui sebagai salah satu professional pada bidang tertentu. Walaupun baru masuk kuliah, tetapi anda telah bergabung dalam satu asosiasi profesi atau apapun yang lain, minimal secara formal anda akan diakui sebagai seorang jurnalis, seorang karateka, seorang pecinta alam, seorang pemain basket dll. Apalagi kalau untuk menjadi anggota asosiasi itu anda harus memenuhi sekian syarat, termasuk di antaranya ujian kecakapan profesi. Dengan demikian baik di antara teman-teman seprofesi maupun di hadapan masyarakat luas, anda akan diakui sebagai professional bidang tersebut.
Tetapi yang tak kalah penting sebenarnya justru di luar sisi formal keanggotaan itu sendiri. Yang lebih penting adalah bahwa anda masuk dalam kelompok professional bidang tertentu, yang mempunyai kebiasaan-kebiasaannya sendiri, cara berpikirnya sendiri, cara berpakaiannya sendiri, cara hidupnya sendiri dan lain-lain. Dengan bergaul intens dengan mereka, akan sangat mudah bagi anda untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan tuntutan profesi anda. Ingat, profesi adalah hidup anda sendiri, dengan seluruh seginya, baik menyangkut syarat-syarat keahlian maupun syarat-syarat non keahlian yang oleh masyarakat (pasar) dianggap penting. Dengan segala maaf, profesi juga menyangkut bagaimana anda berbicara, bagaimana anda berjalan, bagaimana anda berpakaian, bagaimana anda berdandan, bahkan juga aroma parfum anda.

KONSEP DASAR MANAJEMEN

Materi / Bahan Ajar

Fungsi-fungsi manajemen
Sampai sekarang belum ada kesepakatan baik diantara para praktisi maupun para teoritisi mengenai apa saja yang menjadi fungsi-fungsi atau tugas-tugas manajemen. Untuk pembahasan kita, baiklah kita ambil konsep paling sederhana yang diajukan oleh George R. Terry yang meliputi 4 buah fungsi manajemen, yaitu:

Perencanaan (Planning)
Pengorganisasian (Organizing)
Penggerakkan (Actuating)
Pengawasan (Controlling)

Ad.1. Perencanaan (Planning)
Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.

Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5 W + 1 H, yaitu:
a. Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)
b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE)
d. Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)
e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
f. Bagaimana pelaksanaannya (HOW)

Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang mempersoalkan tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain.

1.1. Pedoman Perencanaan

Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:

Kemampuan
Kondisi dan situasi
Tanggung jawab
Kerjasama

1.1.1. Kemampuan
Perencanaan harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada: sumber-sumber yang tersedia, kamampuan tenaga pelaksana, sumber keuangan, bahan-bahan yang dimiliki, dan sebagainya. Sebuah rencana yang dibuat tanpa mengingat kemampuan untuk mencapainya, maka mudah kandas di tengah jalan.

1.1.2. Kondisi dan Situasi
Kondisi dan situasi masyarakat di mana sebuah usaha akan dilakukan perlu juga menjadi pertimbangan. Termasuk dalam hal ini adalah kondisi sosial, ekonomi, budaya, dan sebagainya. Misalnya kemampuan daya beli masyarakat dan kesenangan terhadap barang yang akan diproduksi.

1.1.3. Tanggung Jawab
Perlu pula dipertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan dipikul oleh masing-masing petugas, baik terhadap organisasi maupun terhadap masyarakat (tanggung jawab sosial). Apakah usaha tidak akan mengganggu kenyamanan masyarakat dan lingkungan.

1.1.4. Kerjasama
Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah tidaknya terjadi kerjasama yang baik antara orang-orang yang menduduki bagian-bagian organisasi yang akan dijalankan.

1.2. Sifat Perencanaan
Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:

Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai dengan kemampuan yang ada.

Luwes, atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.

Di samping itu rencana harus dibuat secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan diperbaiki.

1.3. Macam-macam Perencanaan
Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:

Tingkatan manajemen
Jangka waktu
Daerah berlakunya
Materi perencanaan

1.3.1. Tingkatan Manajemen
Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal:

1.3.1.1. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau Administrative Planning), adalah perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan organisasi. Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada tingkatan top management atau manajemen puncak.

1.3.1.2. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah perencanaan untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam program-program untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan atau manajemen menengah.

1.3.1.3. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat terakhir yang dibuat oleh pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program kerja di lapangan.

1.3.2. Jangka waktu
Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita mengenal:

1.3.2.1. Perencanaan jangka pendek, yang biasanya berlaku dalam satu, dua, tiga, empat, dan lima tahun.
1.3.2.2. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau lebih.
1.3.2.3. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program pelaksanaan dari pada perencanaan jangka pendek.

1.3.3. Daerah berlakunya
Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah), dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat), propinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya.

1.3.4. Materi Perencanaan
Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan menjadi bab tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan program atau acara kerja.
Sehingga secara lebih luas lagi sesungguhnya perencanaan dapat dirumuskan sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan program dari suatu organisasi. Adapun kegiatannya meliputi: menetapkan peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman pelaksanaan tugas, menetapkan biaya dan pemasukan yang diharapkan serta rangkaian tindakan yang akan dilakukan di masa depan.

Ad.2. Pengorganisasian (Organizing)

1. Arti Organisasi
Organisasi berasal dari bahasa Yunani Organon atau dalam bahasa Latin organum yang artinya alat, bagian atau anggota badan. Dari berbagai macam batasan organisasi dapat disarikan adanya dua pengertian, yaitu pertama rumusan J.D. Mooney yang menyatakan organisasi sebagai perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama, dan kedua batasan C.I. Barnard yang menyebutkan organisasi sebagai sistem dari usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dengan demikian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam pengertian: sebagai alat dan sebagai fungsi atau organisasi sebagai manajemen. Dengan perkataan lain, berdasarkan sifatnya organisasi dapat dibedakan antara organisasi statis dan organisasi dinamis.

Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai sesuatu tujuan. Sedangkan organisasi dinamis adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu badan/organisasi. Ringkasnya organisasi dinamis adalah kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan organisasi suatu usaha.

2. Hubungan antara orang-orang di dalam suatu organisasi
Berdasarkan hubungan antara orang-orang yang terdapat di dalam suatu organisasi dikenal pula adanya organisasi formal , yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinasikan secara sadar untuk mencapai tujuan tertentu; dan organisasi informal yang merupakan kempulan hubungan antara pribadi-pribadi tanpa tujuan bersama yang disadari. Meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan tak disadari tersebut ternyata dilakukan untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan demikian seperti halnya administrasi, maka ada tiga unsur utama dalam organisasi, yaitu:

adanya sekelompok orang
adanya hubungan kerjasama antara orang-orang tersebut
adanya tujuan bersama yang ingin dicapai

3. Dasar-dasar Organisasi
Tugas pokok seorang manager antara lain adalah menyusun organisasi sedemikian rupa sehingga orang-orang dapat bekerja sama dengan efektif dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu seringkali kita dengar ungkapan bahwa seorang manager atau pemimpin yang baik adalah seorang organisator yang baik pula.

Adapun prinsip-prinsip atau dasar-dasar organisasi tersebut adalah:

Tujuan yang jelas
Kesatuan komando
Pembagian kerja
Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab

4. Bentuk-bentuk atau Tipe-tipe Organisasi

Ada 4 macam bentuk atau tipe organisasi yang sering kita temui di dalam praktik:

1. Organisasi Lini (Garis)

Organisasi Lini adalah bentuk organisasi di mana pimpinan dipandang sebagai sumber wewenang tunggal. Garis komandonya kuat dan hanya satu, yaitu dari atas ke bawah. Dengan demikian segala keputusan kebijaksanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan. Bentuk ini biasanya dipakai untuk organisasi yang orang-orangnya sedikit sehingga tugas-tugas pekerjaan yang ada di dalamnya juga tidak terlampau kompleks. (contoh: Struktur Organisasi Lini)

2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah organisasi di mana pimpinan dibantu oleh sekelompok staf, yang mempunyai wewenang fungsional memberikan bantuan pemikiran/saran-saran. Sedangkan wewenang komando tetap berada di tangan pimpinan atau kelompok lini, yang melaksanakan tugas-tugas pokok dalam organisasi dan yang berhak mengambil keputusan terakhir. Bentuk ini lebih sesuai untuk organisasi yang besar dengan kegiatan yang banyak dan kompleks dan melibatkan banyak orang. (contoh: Struktur Organisasi Lini dan Staf).

3. Organisasi Fungsional

Organisasi Fungsional adalah organisasi di mana orang-orang digolongkan menurut fungsi atau pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam bentuk organisasi fungsional bawahan mendapat perintah dari beberapa kepala bagian yang masing-masing ahli dalam bidangnya. (contoh: Struktur Organisasi Fungsional)

4. Organisasi Panitia

Organisasi Panitia adalah bentuk organisasi yang pimpinannya bersifat kolegial atau dewan, artinya terdiri dari beberapa orang. Segala keputusan diambil dan dipertanggung jawabkan secara bersama-sama. (contoh: Struktur Organisasi Panitia).

Teknik Penguasaan Lapangan Dalam Organisasi

Dalam ilmu pengkondisian lapangan ini, kita akan mempelajari dan melatih mengenai bagaimana teknik mengendalikan massa di lapangan sehingga massa bereaksi sesuai dengan apa yang kita inginkan dan agar informasi yang hendak kita sampaikan dapat diterima massa secara optimal.

Mengendalikan massa berbeda jauh tingkat kesulitannya dibandingkan jika mengendalikan kelompok orang yang berjumlah kecil. Tetapi bagi seorang tenaga professional lapangan, mengendalikan massa adalah hal yang mudah jika kita menguasai ilmunya.

Aplikasi ilmu ini dapat kita terapkan pada :

Kegiatan pengorganisasian kerja massal (kerja bakti, persiapan kegiatan dalam waktu singkat, dll)
Kegiatan yang bersifat kolosal (Tadzabur alam, rihlah, tabligh akbar, kamping dll)
Kegiatan kaderisasi

Persiapan fisik

Persiapan “fisik” yang kiranya perlu dipersiapkan :

Penampilan fisik dan kharisma (pancaran jiwa) terutama sewaktu penampilan pertama, karena dapat menimbulkan kesan pertama
“Dekorasi” seperti spanduk, poster, dll. Kesemuanya bertujuan untuk membangkitkan minat massa untuk memperhatikan dan sebagai alat bantu penyampaian informasi
Ada kalanya dekorasi juga diwujudkan dalam hal yang kreatif seperti boneka, drama, dll.
Alat komunikasi yang memadai (megaphone, sound system, dll)

Pengumpulan Massa dan Teknik Pengkondisian Awal

Tugas pertama orang-orang lapangan adalah :

Mengumpulkan massa

Massa tentu belum ada di tempat yang kita inginkan dan walau ada di tempat yang kita inginkan, belum tentu mereka berada dalam satu forum dengan kita. Tugas awal kita adalah menyatukan mereka dengan kita.

Teknik yang dapat kita gunakan adalah ajakan, perintah ataupun paksaan.

Pengumpulan ini dapat dilakukan oleh :

- DanLap : Dia berada di sekitar pusat lokasi dan mengajak massa secara “ammah” untuk mengikuti kegiatan ini. Dia biasanya menggunakan alat komunikasi yang paling baik.
- Wakil-wakil DanLap : Mereka bergerak mendukung tujuan DanLap. Mereka dapat menyebar ke lokasi-lokasi yang ada disekitar tempat acara (terutama lokasi yang tidak mendengar seruan DanLap ini). Tujuan penyebaran mereka untuk menginformasikan adanya acara ini. Mereka pun melakukan ajakan secara “ammah”
- “Tim Lapangan” : Biasanya jumlahnya banyak, dan merekalah yang mengajak massa bergabung secara fardiyah. Misalnya dengan ajakan langsung, menyebarkan lef let, mengibarkan spanduk, dll.

Pengkondisian lapangan ini juga dapat dilakukan jauh-jauh waktu sebelum acara digelar, seperti jika acara digelar siang, maka pagi-paginya telah dilaksanakan publikasi.

Mengkondisikan massa

Massa perlu dikondisikan agar :

Massa “panas” atau bergairah
Massa siap menerima informasi
Massa (lingkungan) mendukung proses penyampaian informasi

Cara pengkondisian massa : ORASI, yel-yel, lagu, penggerakan “tim lapangan”

Kepanitiaan dalam Organisasi

Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.

Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :

Munculnya ide/rencana kegiatan/program
Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan
Persiapan kegiatan
Pelaksanaan kegiatan
Evaluasi

1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program

(Bagi officers, ide seharusnya telah diturunkan oversight.)

Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa :

Karena tugas (melaksanakan Idul Adha)
Karena adanya moment/kesempatan.

Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh Akbar)
Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang)

Karena adanya tujuan yang ingin dicapai
Karena program kerja,

Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya :

bervariasi dan menarik

Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik

frekuensinya relatif sering
secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif

[Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka markas memiliki nilai yang penting. Markas harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap ROHANI. Hal ini karena:

Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll)

Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.]

2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut

Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan

URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :

a. Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :

penentuan waktu dan tempat rapat.
mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat.

Keunggulan menggunakan surat :

- - - mengantisipasi kelupaan orang yang diundang
- - - beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika diundang secara resmi dengan surat

jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk datang

Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !!
Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public)

b. Pelaksanaan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah:

- - Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk, waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi)

Cara yang dapat digunakan :

- - - dengan diskusi (usul-usul)
- - - dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip BS)

Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak.

PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait.

- - Penentuan kepanitiaan,

Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia.

Seorang ketua panitia hendaknya minimal :

- - - Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan dilaksanakannya
- - - Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan tugas.

Sedangkan anggota yang memilih hendaknya :

- - - Memilih ketua tersebut dengan serius.
- - - Bersedia taat kepada ketua tersebut, baik dikala mudah maupun dikala sulit.

Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu ada adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara.

Jika hendak mengadakan wakil ketua, sekertaris I, bendahara I, dsb., hal ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan.

Adapun seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas, dana usaha, acara, sarana prasarana, perizinan, transportasi, konsumsi, kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi, dokumentasi, dsb.

Yang perlu diperhatikan, hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya.

Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu.

Sistem komando (kontrol, evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa :

- - - langsung kepada ketua
- - - melalui koordinator

Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan.

Walaupun telah ada ketua panitia, kepemimpinan tetap bersifat kolektif. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Jangan selalu bergantung kepada ketua.

Pendeskripsian tugas, agar :

· Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya, agar :

- - - - akan mengurangi beban ketua
- - - - dapat bekerja mandiri
- - - - lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi)

· Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab.

Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia, harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini.

- - Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja

Hal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Selain itu panitia tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja.

Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan.

Standar time schedule ROHANI :

Aktivitas	Waktu
Aktivitas	I	II	III	IV
A
B

- Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya.

Biasanya setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang dibutuhkan seksi tersebut.

c. Pasca Rapat

Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Hal ini berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini.

3. Pengurusan perizinan kegiatan

Pengurusan perizinan dapat dibagi dua :

a. Perizinan dengan proposal

Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin.

b. Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal)

Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja.

Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman ruangan atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes, dsb.

Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika perizinannya gagal, kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan. Seperti dauroh dan training. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang jika diizinkan kita jalankan dengan legal, jika tidak kita tetap laksanakan dengan istilah Under Ground Movement.

2. Persiapan kegiatan

Dalam tahap ini, setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal.

Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini.

Jalur komunikasi dan informasi antar sesama panitia pun cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat)

Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.

Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia. Jika ghirah panitia menurun, maka ketua harus segera mengantisipasinya.

Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu adanya technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan.

Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi antar panitia agak sukar, maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif, maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation)

3. Pencarian Dana

Sumber-sumber dana :

Dana Usaha : (Alternatif yang pernah dikerjakan)

Penjualan baju
Penjualan soal-soal ujian
Penjualan koran bekas
Profit kegiatan

Sponsorship

Tip-tip pembuatan proposal : ringkas, unik (orang lebih tertarik membacanya daripada proposal lain), jelas, memastikan adanya prospek bagi yang terlibat didalamnya.
Arsip proposal apa saja
Penjelasan ikatan kerjasama
Komunikasi (duta pembawa proposal)

Arsip-arsip dalam proposal sponsorship :

Surat pengantar
Proposal
Pada lampiran terdapat ketentuan sponsorship
Surat tanda terima proposal
Surat perjanjian kerja sama

Donatusi

Kejelasan Proposal
Komunikasi (duta pembawa proposal)
Ada cinderamata
Kwitansi

Arsip-arsip dalam proposal donatusi :

Surat pengantar
Proposal
1. Pada lampiran terdapat ketentuan donatusi
Kwitansi
Cinderamata

Dana Pribadi

4. Pelaksanaan Kegiatan

Untuk kegiatan-kegiatan tertentu, pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation.

5. Evaluasi

Evaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.

Bagi angkatan pelaksananya :

- - Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi
- - agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa
- - dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik

Bagi angkatan berikutnya :

- - Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya
- - Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol

Hal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan.

Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk laporan kegiatan yang sistematis.

Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari:

Deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut
hasil-hasil dari tahapan tersebut
Kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi
Saran bagi kegiatan selanjutnnya

Administrasi, Kesekretariatan, dan keuangan

Prinsip administrasi kesekretariatan adalah :

Sederhana
Jelas
Fleksibel
Satu kesatuan / komando
Praktis

Fungsi dasar administrasi kesekretariatan :

Merumuskan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan informasi
Pengendalian informasi
Penggunaan teknologi

Beberapa Sistem Administrasi :

A. PROPOSAL

Untuk :

bahan pertimbangan bagi yang berwenang
pengajuan bantuan
landasan kerja
§ barometer keberhasilan

Proposal bersinonim artinya dengan suggestion (saran, usul atau nasehat), offer (penawaran), application (permintaan, lamaran), tender (penawaran, pendaftaran), plan (rencana).

BAB-BAB STANDAR PROPOSAL PERIZINAN :

I. Pendahuluan

II. Dasar pemikiran, Dasar pelaksanaan

Dasar pemikiran berisikan point-point latar belakang berdasarkan hasil pemikiran pelaksana mengapa kegiatan ini diajukan

Dasar pelaksanaan berisikan point-point dasar hukum sebagai landasan pelaksanaan kegiatan ini

III. Maksud dan tujuan

IV. Deskripsi/rencana kegiatan

Berisikan teknis-teknis pelaksanaan kegiatan. Seperti nama kegiatan, tema, waktu, tempat, penyelenggara, peserta, materi, bentuk kegiatan, acara, dll

V. Susunan kepanitiaan

VI. Anggaran biaya (sumber pemasukan)

VII. Penutup

VIII. Format tanda tangan

Aturan format tanda tangan :

(1) yang disebelah kanan kedudukannya(jabatannya) lebih tinggi dari yang disebelah kiri

(2) yang disebelah bawah kedudukannya lebih tinggi dari yang disebelah atas

(3) Cap disebelah kanan atas (bukan ditengah atau dikiri)

IX. Lampiran

PROPOSAL ANALISA USULAN KEGIATAN (Versi ROHANI-554)

I. Pendahuluan
II. Dasar pemikiran [kondisi objektif, kondisi ideal]
III. Tujuan
IV. Sasaran
V. Target segmen objek
VI. Deskripsi pelaksanaan (waktu, tempat, materi, bentuk acara)
VII. Pelaksana
VIII. Kriteria keberhasilan
IX. Anggaran dana
X. Alternatif sumber dana

B. SURAT MENYURAT

Kegiatan penanganan surat adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat masuk maupun surat keluar, pencatatan, pemrosesan sampai dengan pengiriman dan penyimpanan arsip.

Semua surat masuk maupun surat keluar harus dicatat untuk memudahkan pengendalian/penemuan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Pengertian surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain

Fungsi surat

Sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai :

Wakil dari pengirim/penulis
Bahan bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, bukti histories, dsb
Pedoman pengambilan tindak lanjut/keputusan
Alat mengingat, misalnya suratyang sudah diarsip
Alat pengukur kegiatan organisasi/instansi
Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)

Jenis surat :

Memo
Surat pengantar
Surat keputusan
Surat edaran
Surat undangan
Surat tugas
Surat kuasa
Surat pengumuman
Surat pernyataan
Surat keterangan
Berita acara

Sifat dan derajat surat menurut sifatnya dapat dibedakan menjadi :

Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya
Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi, yang erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dna hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus

Salah satu ciri surat rahasia adalah bersampul/amplop rangkap

Fungsi arsip dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu :

1. Arsip yang dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip ini digolongkan menjadi :

- Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, karenanya disimpan di unit pengolahan
- Arsip semi aktif, yaitu berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
- Arsip inaktif, yaitu berkas surat yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus, disimpan di pusat penyimpanan arsip

2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan

Penyimpanan arsip dapat didasarkan pada :

- - Masalah
- Abjad
- Tanggal
- Nomor
- Wilayah

Penulisan bagian surat :

Bagian surat terdiri atas :

1. Kepala surat, yang mencantumkan :

- Lambang instansi
- Nomor, lampiran dan perihal
- Tanggal
- Alamat tujuan surat

2. Isi surat, secara garis besar terbagi menjadi tiga bagian :

- Pendahuluan

Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat, ditulis dengan singkat dan jelas tentang yang akan diberitahukan, dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan atau balasan

- Isi pokok

Isi pokok mengemukakan hal yang perlu disampaikan, singkat, lugas dan jelas serta merupakan uraian dari inti surat

- Penutup

Kalimat penutup merupakan simpul dan kunci isi surat, dapat juga berupa harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat

3. Penutup surat, terdiri atas :

- Nama dan jabatan penanda tangan
- Tanda tangan
- Cap
- Tembusan

C. LAPORAN KEGIATAN :

Bab-bab isi laporan : (alternatif)

kesekretariatan
tiap bidang (Deskripsi kegiatan)
keuangan
evaluasi kegiatan
Kesimpulan, saran
lampiran

D. DOKUMENTASI :

Adanya penomoran dokumentasi
Adanya sistematika penyimpanan dokumentasi

E. PEMBUKUAN KEUANGAN

Jenis I :

Tanggal

Aktivitas

Debet

Kredit

Saldo

Jenis II :

Debet

Kredit

Tanggal

Aktivitas

Saldo

Tanggal

Aktivitas

Saldo

Perhatikan bahwa pembukuan harus dilengkapi dengan tanda bukti pengeluaran (bon, kuitansi, dll)

Team Building

Definisi TIM

Sekumpulan individual tidak dapat disebut team, mereka harus disatukan dengan baik oleh pemimpin mereka yang menuju pada suatu tujuan yang sama

TIM adalah :

Sekelompok kecil orang-orang dengan
keahlian yang saling melengkapi, dimana mereka berkomitmen untuk
mencapai tujuan bersama dengan
standar kualitas kerja yang telah disepakati bersama dan
tiap anggota TIM mempunyai peran dan tugas yang jelas
dan bertanggungjawab bersama untuk tindakan setiap anggotanya
Mereka juga sangat memperdulikan perkembangan pribadi anggota lain

Mengapa TIM ?

TIM itu lebih dari sekedar sekelompok orang yang bekerja bersama !
TIM mempunyai potensi menyelesaikan masalah jauh lebih banyak daripada jumlah anggota secara perorangan
Ketika sejumlah orang sudah menjadi TIM yang solid, kekuatan TIM bukan sekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. Kekuatan TIM yang padu jauh lebih besar lagi. (Mungkin perkalian atau bahkan perpangkatannya)
Keunggulan TIM :

- Lebih banyak gagasan muncul, sehingga kemampuan inovasi meningkat
- Tekanan kerja berkurang karena masalah selalu dibahas bersama
- Masalah besar yang melibatkan banyak bidang keahlian lebih baik dipecahkan dengan pendekatan TIM
- Tim mempunyai potensi menyelesaikan tugas yang lebih sulit, lebih banyak dengan lebih baik dibandingkan seorang individu
- Ketika sejumlah orang sudah menjadi tim yang solid, kekuatan tim bukan sekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. tim yang padu jauh lebih besar lagi (mungkin perkalian atau perpangkatan)

TIM, Kelompok dan individu

Ada beberapa perbedaan nyata antara bekerja dalam TIM dengan bekerja sendiri atau bekerja bersama dalam kelompok sekalipun.

Point kesuksesan TIM :

TIM memiliki kemampuan yang lebih baik dari kemampuan perorangan dalam hal kemampuan dan proses managementnya

Karena :

- TIM menyatukan kemampuan dan pengalaman anggotanya yang saling melengkapi
- Setiap anggota TIM yang saling bertanggungjawab terhadap kesuksesan TIM menghasilkan kemampuan bekerja TIM yang lebih baik

TIM lebih fleksibel dan lebih tanggap terhadap perubahan keadaan

Karena :

TIM dengan sasaran kerja yang jelas, dapat melahirkan gagasan-gagasan yang lebih banyak untuk menghadapi masalah-masalah yang muncul

TIM dapat membangun kepercayaan diri setiap anggotanya terhadap kemampuannya masing-masing

Karena :

Kepercayaan diri mereka akan lebih baik sewaktu mereka menghadapi masalah secara bersama-sama dalam satu TIM

TIM lebih menyenangkan

Karena :

- TIM memiliki rasa kekeluargaan dan kebersamaan
- Setiap anggota TIM menikmati bagaimana dirinya menjadi “sesuatu yang lebih besar dari dirinya sendiri”.
- Adanya humor mendorong kerja TIM yang lebih baik

Ciri khas dari sebuah TIM

· hubungan antar anggota yang sangat erat dan terbuka
· rasa identitas yang kuat
· semangat dan energi yang besar
· setiap anggota memberikan sumbangan dan perannya masing-masing yang khas

Langkah-langkah pembinaan TIM

Menentukan misi/tujuan yang jelas
Memulai dengan tugas-tugas yang sederhana
Memastikan adanya kesepakatan dan komitmen dari seluruh anggota
Menyusun program realistis
Membahas masalah secara luas dan jujur
Mendorong suasana yang jujur dan terbuka
Tidak menggunakan paksaan pada anggota
Menerima bantuan dari luar jika perlu
Banyak mendelegasikan tugas pada anggota
Mau belajar dari kegagalan
Konsisten

Hal-hal yang harus diperhatikan

semua anggota tim jelas mengenal sasaran tim dan sepakat
kemampuan perorangan dikenali agar peran menjadi jelas
tim mempunyai struktur yang baik
tim mempunyai mekanisme kerja yang baik
tim disiplin
tim saling mendukung dan mengembangkan hubungan yang erat
tim bersikap terbuka
kepemimpinan yang memadai
anggota tim mesti punya keahlian masing-masing yang khas
semua anggota mesti loyal dan saling mendukung
tidak ragu-ragu untuk berbeda pendapat
kreatif

Yang harus dihindari

Kerja suatu TIM tidak akan ada artinya jika :

· kepemimpinan TIM buruk
· anggota tidak memiliki sikap yang diperlukan
· suasana TIM sendiri tidak konstruktif
· sasaran yang tidak jelas/terpahami
· kurangnya ransangan atau motivasi tim berupa standar tinggi
· metode kerja yang tidak efektif
· keterbukaan tim dan informasi terbatas
· tidak memiliki kreativitas yang tinggi
· pribadi-pribadi yang tidak berkembang

1.h. Tipe TIM

TEAM TYPE	CHARACTERISTICS	Effecti-veness
Working Group	Members interact to share information, best practices or perspectives and to make decisions to help each individual perform within his/her own responsibility	25 %
Pseudo Team	Group members not focused on collective performance and not really trying to achieve it	0 %
Potential Team	Group trying to improve performance impact but needs more clarity on purpose, goals and common working approach	25 %
Real Team	Members committed to common purpose, goals, working approach for which they hold themselves mutually accountable	50 %
High Performance Team	Same as above, but members also deeply committed to one another’s personal growth and success	100 %

Tahapan dalam membangun TIM

Tahapan	Karakteristik
Forming	Setiap anggota mulai mengenal yang lainnya dan menetapkan dasar awal peraturan team
Storming	Konflik antar anggota team mulai ada
Norming	Anggota team akan prosedur pelaksanaan, ingin selalu bekerjasama, mengembangkan perkawanan dan komitmen untuk melaksanakan proses
Performing	Anggota team bekerja bersama untuk mencapai tujuan

1.j. Karakter dari TIM yang efektif

Misi dan tujuan yang jelas

Penyampaian dari misi dan tujuan ini harus jelas dan dimengerti oleh setiap anggota team. Walaupn di dalam team tersebut terdapat sub sub team yang masing masing mempunyai misi dan tujuan yang berbeda. Tetapi misi dan tujuan secara keseluruhan tetap harus dimengerti oleh tiap anggota team.

Trust

Trust dapat berarti berbagai macam untuk orang yang berbeda. Di dalam hal ini trust dapat diartikan sebagai level kenyamanan antar tiap anggota team yang dimanefestasikan dalam kemampuan tiap anggota team untuk menerima perbedaan pendapat, sikap dan nilai. Permasalahan permasalahan yang sering timbul dalam team atau konflik akan terminimalisir bila adanya nilai trust ini.

Kohesif

Kekuatan dan keinginan dari setiap anggota team untuk mempertahankan team mereka

Mengerti keterkaitan antar anggota untuk mencapai suatu tujuan

Memahami bahwa untuk mencapai suatu tujuan dibutuhkan peranan dari setiap anggota tidak memandang signifikan atau tidak peranan tersebut. “in a teamwork everyone contributes their share”

Tahapan untuk menuju TIM yang sukses

Ada beberapa tahapan untuk melukiskan perkembangan menuju team yang sukses

Tahap 1 : the undeveloped team

Tahapan yang paling umum. Dimana team ini telah terbentuk tetapi diantara anggota team masih banyak yang tidak saling percaya, ego yang masih tinggi diantara anggota. Keputusan di dalam team ini sepenuhnya diambil oleh manager

Tahap 2 : the experimenting team

Pada tahapan ini team mulai menghadapi permasalahan dengan lebih terbuka. Suasana diantara anggota team mulai terlihat lebih akrab

Tahap 3 : the consolidating team

Team ini mulai percaya diri dan diantara team telah tumbuh rasa saling percaya satu dengan lainnya. Pengambilan keputusan dilakukan dengan lebih demokratis.

Tahap 4 : the mature team

Ini merupakan tahapan team yang paling tinggi dimana team siap untuk bekerja dengan efektif. Ego individual telah kalah oleh kepentingan team dan dalam setiap pengambilan keputusan team seluruh anggota team dilibatkan baik secara langsung maupun tidak langsung

Memotivasi TIM

Sangat mengagumkan melihat hasil yang dapat dicapai oleh sebuah tim yang bermotivasi tinggi.

Berikut ini adalah alternatif prinsip yang dapat digunakan untuk mengubah kelompok menjadi sebuah tim :

1. Mereka seharusnya mampu dan harus sesuai untuk jabatannya

Orang seharusnya mampu, melalui pelatihan dan berbagai program pengembangan kepribadian, agar menjadi sesuai dengan peran yang harus mereka mainkan dalam tim mereka.

Tetapi jika seseorang tidak ingin dilatih atau tidak menginginkan jabatan yang telah mereka duduki, mereka tidak akan pernah sesuai dengan jabatan mereka itu.

2. Mereka harus merasakan sukses

Sebuah tim, agar mampu mencapai sukses, harus bahagia dan kebahagiaan itu dapat dikembangkan melalui kemampuan merasakan kenikmatan sukses.

“Mengetahui diri kita sendiri melangkah maju memotivasi kita.”

3. Mereka harus mempunyai sikap yang tepat

Ketika orang sedang bermain, atau ikut serta dalam sebuah kegiatan social maupun aktivitas amal, mereka nampaknya tidak sedang bekerja. Jadi, yang penting adalah sikap kita terhadap pekerjaan.

Ada sebagian orang yang mulai bekerja jam setengah delapan pagi sampai jam tujuh atau delapan malam. Walaupun tidak tiap-tiap hari dalam seminggu, tetapi secara teratur dan bila diperlukan.

Dan di dalam perusahaan lain, orang mulai bekerja jam sembilan pagi, kemudian satu menit menjelang pukul lima sore mereka akan menghambur keluar. Mereka tidak tahan lagi untuk segera meninggalkan tempat kerjanya.

Menciptakan Suasana TIM

Berikut ini sepuluh tip kunci untuk menciptakan lingkungan yang sesuai bagi tim agar dapat termotivasi secara alamiah.

1. Kondisi kerja yang positif

Maksudnya adalah bahwa perlengkapan, peralatan dan system di mana anggota tim akan bekerja haruslah secara nyata berfungsi baik.

2. Penegasan tugas

Semua tim perlu sadar akan penegasan tugas organisasi

3. Budaya prioritas

Apa yang dihargai atau diakui oleh seorang manajer ?

Apakah orang yang dihargai adalah mereka kelihatan sibuk dan bekerja lebih lama ataukah mereka yang membuahkan hasil ?
Apakah orang takut untuk bersikap lain karena adanya sanksi berat padahal yang sangat dibutuhkan adalah input yang kreatif ?

Orang akan selalu bertingkah laku sejalan dengan mekanisme penghargaan yang telah membentuk mereka.

4. Sasaran umum

Harus ada sebuah sasaran umum, sebuah tujuan atau bahkan sebuah alas an yang harus diperjuangkan.

Dalam menciptakan apa yang kini disebut sebagai ‘sasaran umum’ (common goal), sasaran itu harus menarik bagi semua orang dalam tim.

Tidaklah baik memberlakukan suatu sasaran pada sebuah tim yang hanya merangsang atau menarik bagi manajer, pimpinan, tetapi tidak menarik bagi atau merangsang semua orang yang terlibat.

Ini mengacu pada pentingnya menciptakan sasaran dengan suatu pengambilan keputusan melalui proses kolektif.

5. Pertahankan energi tinggi

Orang dengan sendirinya akan menjadi lebih termotivasi pada saat mereka sibuk. Sangat jarang mengalami kelelahan fisik. Tetapi bekerja keras tanpa stress hampir tidak pernah menjadi penyebab keluhan medis.

6. Ingatlah akan individu

Arti individu tetaplah penting sekalipun individu-individu itu merupakan bagian dari suatu tim.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa perlakuan terhadap mereka adalah adil dan pantas.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa sumbangan mereka bagi tim diakui.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa peran mereka mendukung ke arah keberhasilan.

Mereka masing-masing harus mempunyai kesetiaan dan rasa hormat terhadap manajer dan rekan.

7. Identitas tim

Pernahkan Anda memperhatikan bagaimana orang begitu ingin mengenakan jaket atau kaus yang bertuliskan nama tim olahraga mereka ?

Inilah salah satu prinsip motivasi : keterlibatan dalam kelompok memotivasi.

Sebagai pemimpin, perhatikan setiap kemungkinan untuk menciptakan identitas tim

8. Sukses harus dinikmati bersama-sama

Anggota tim harus mampu untuk bersama-sama merasakan penghargaan atas sukses yang dicapai.

9. Tim yang positif

Bagaimana anggota tim berkomunikasi satu sama lain ? Jika negatif, satu hal yang pasti adalah bahwa tim itu akan menjadi tim yang tidak produktif. (saling kritik, saling menyalahkan, selalu mengeluh, suasana pengkhianatan)

Tugas pimpinan untuk mencegah komunikasi negatif menyebar.

Hanya diperlukan satu orang negatif untuk menjadikan selutuh anggota timnya berangsur-angsur menjadi negatif juga.

10. Kepemimpinan yang memotivasi :

i. Menetapkan target

Tetapkan target yang realistis dan laksanakan. Orang-orang akan dipenuhi dengan ilham bila mekre bekerja untuk seorang manajer yang mempunyai tujuan.

ii. Berikan teladan

Dalam jangka waktu tertentu, anggota cenderung menjadi duplikat pimpinan mereka.

Orang macam apa yang Anda inginkan sebagai anggota Anda ?

iii. Teruslah melakukan perbaikan

Jadilah seorang pemikir yang progresif. Jangan pernah biarkan mereka yang Anda pimpin untuk juga berpikir bahwa mereka sedang melakukan hal yang terbaik.

Jika kita ingin menghadapi kebenaran, kita semua bisa berbuat lebih baik lagi.

iv. Berilah diri Anda waktu untuk berpikir

Sisihkan sekitar setengah jam per hari untuk betul-betul berpikir dan Anda akan terkesan dengan hasilnya.

v. Memimpinlah tanpa memaksa

Kepemimpinan yang paling efektif adalah kepemimpinan melalui teladan dan bukan melalui perintah. Pemimpin yang termotivasi akan memimpin dan tidak perlu mendorong, akan menunjukkan tanpa perlu mengatakan.

vi. Buatlah penilaian berdasarkan hasil

Berharapkan agar selalu memperloeh penilaian berdasarkan hasil, sebab Anda sebagai pemimpin yang termotivasi akan menilai orang lain juga berdasarkan hasil

vii. Bangunlah kepercayaan diri

Kembangkan suatu kepercayaan diri yang besar akan diri Anda dan akan kemampuan Anda.

Kemampuan adalah sesuatu yang kita peroleh sebagai hasil dari suatu keinginan kuat.

viii. Harapkanlah datangnya kritik

ix. Berpikir tentang masa depan

Jika Anda dapat melakukan sesuatu yang sedikit berbeda dari apa yang Anda lakukan sehari sebelumnya, bertolak dari pandangan berbuat sedikit lebih baik, itu akan menimbulkan kepemimpinan yang mendatangkan inspirasi yang merupakan gaya yang bersifat sangat memotivasi

x. Berpikirlah bagai seorang pemenang

Ketika Anda dihadapkan pada suatu situasi, yang positif maupun negatif, cobalah membayangkan orang yang paling sukses akan bertindak apa.